10 conseils puissants pour réussir votre gestion de projet

Quiconque a dit qu'il était facile d'être un chef de projet n'a peut-être jamais eu la responsabilité de l'être. Réaliser un projet, qu'il s'agisse d'une grande entreprise de plusieurs millions de dollars ou d'une petite entreprise en démarrage, nécessite dévouement, patience et perspicacité. Nous devons également mentionner les seaux de café, de préférence «riches, forts, amers, chauds, impitoyables [et] dépravés».

Mais est-il inévitable que vous soyez écrasé par le poids du projet?

Pas si vous utilisez les meilleures astuces et exécutez la bonne stratégie adaptée aux besoins spécifiques et uniques de l'entreprise.

Voici 10 conseils de gestion de projet que chaque nouveau (et expérimenté) responsable doit connaître.

1. Établir les attentes de l'organisation

Avant de lancer un projet majeur, vous pouvez aider l’entreprise à définir des attentes réalistes et une série d’étapes permettant à l’équipe de mener à bien son projet dans les délais et le budget impartis. Ce faisant, l’organisation peut assurer un avantage durable par rapport aux concurrents du secteur et intégrer cette stratégie à la planification à long terme.

La question clé est la suivante: comment découvrir ce qu’est une attente basée sur la réalité?

C’est là que vos compétences en gestion de projet se mettent en place car vous pouvez maintenant mettre en œuvre diverses méthodes:

  • embaucher et retenir les bons talents avec les compétences appropriées
  • tirer parti des solutions technologiques
  • expérimenter avec la gestion de la réalisation des avantages
  • accepter les procédures agiles (voir ci-dessous)
  • relier la préparation de la stratégie à l'exécution de la gestion.

En fonction de votre position dans l'entreprise, vous pouvez également recommander Enterprise Project Management ou EPMO. Il s’agit d’un outil commercial centralisé qui comble le fossé entre la stratégie et l’entreprise, en utilisant un large éventail de mécanismes de soutien pour la gouvernance d’entreprise et la gestion de portefeuille de projets.

2. Définir les jalons critiques

Chaque projet est défini par des moments, une série de pratiques agiles qui aboutiront éventuellement à un produit fini. Quel que soit le type d’effort sur lequel vous travaillez, l’ensemble du projet reposera sur deux éléments: les phases principales et les sous-phases.

Les phases principales consisteront en un démarrage, une planification, une exécution et une fermeture. Les sous-phases sont les petites choses que vous coordonnez avec votre équipe, de la compréhension des besoins des clients à la compilation des données, en passant par la rédaction de documents techniques. C’est la personnification d’une gestion de projet réussie.

Notez chaque étape importante, car elle servira d’indicateur efficace si vous et votre équipe réussissez.

3. Etudiez les détails des projets

Une maison ne peut être construite que si ses fondations sont solides. Il en va de même pour la planification de projet. sans étudier minutieusement les détails, vous ne produirez pas un projet solide. Comme une maison sans fondation stellaire, votre projet va vaciller, couler et imploser inévitablement.

Pour que la planification soit efficace, vous devez donc intégrer ces astuces à votre gestion:

  • définir les objectifs des clients
  • esquisser l'objectif de l'entreprise
  • identifier les acteurs du projet
  • comprendre quels sont leurs intérêts
  • connaître leurs attentes du début à la fin.

Encore une chose: une stratégie de projet en profondeur devrait inclure les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe. Ce qui nous amène à notre prochain point.

4. Identifier les forces et les faiblesses des membres de l'équipe

Comme dit le proverbe, vous êtes la compagnie que vous gardez. Cet adage séculaire s'applique même au management!

Les entreprises survivent et prospèrent en mettant en valeur les forces de leurs employés et en masquant leurs faiblesses. Vous devez adopter la même mentalité lorsque vous déléguez des tâches, des tâches et des responsabilités.

Semblables aux analyses de baseball, les gérants détermineront avant un match qui excelle à quoi et contre qui. Mettez votre casquette et voyez où se situent Sally l'Ingénieur, Johnny le Linguiste, Billy l'Assistant technique et Susie le Cruncher dans vos plans.

Astuce: ces surnoms devraient vous dire tout ce que vous devez savoir!

5. Maintenir une communication large

Communication, communication, communication. C’est une compétence professionnelle qui manque à beaucoup sur le marché du travail extrêmement concurrentiel et acharné d’aujourd’hui.

Pour gérer un projet sans problème, vous avez besoin d'une communication efficace entre toutes les parties impliquées: clients, intervenants, membres de l'équipe et chefs de projet. S'il devait y avoir un problème dans le domaine de la communication, il y aurait alors des attaques aveugles, des questions de "Eh bien, vous ne m'avez pas dit ça!" ou 'Ouais, eh bien, vous auriez dû me le dire!'

En fin de compte, les lignes de communication doivent toujours être ouvertes, utilisées en permanence et prêtes à l'emploi.

Alors, comment vous assurez-vous que la communication fonctionne correctement? Voici quelques astuces:

  • rédiger des rapports sur l'état du projet en gardant tout le monde sur la même page à propos des nouveaux développements
  • tenir des réunions de communication générales au début et à la fin de chaque semaine de travail
  • maintenir une politique de la porte ouverte pour permettre à toute personne ayant des questions ou des préoccupations de parler librement
  • Abandonnez la «base du besoin de savoir», car vous risquez d'oublier ce qu'elle constitue.

Une communication inefficace entraînera souvent des échecs de projet, des soumissions retardées et peut-être même dépasser les limites budgétaires.

Souscrire

Inscrivez-vous à notre newsletter pour plus de contenu génial et obtenez 20% de réduction sur notre test de carrière!

Souscrire

6. Motiver votre équipe

Un attribut de bonne gestion est le leadership.

Qu'est-ce qu'un bon leadership? D'une part, la capacité de motiver vos subordonnés. Cela peut être une chose difficile à réaliser car tout le monde n'est pas motivé par les mêmes mots, expressions physiques, objectifs d'entreprise et idées. Votre rôle consiste à abandonner l’approche unique et à adapter votre style de gestion à chaque personne à bord.

Voici quelques idées à considérer:

  • montrez votre appréciation pour vos employés avec des fêtes au bureau, des cartes-cadeaux, des concours et des louanges verbales
  • offrir des opportunités pour développer leurs compétences et progresser dans l'entreprise
  • communiquer honnêtement et régulièrement; les employés détestent être dans le noir et jouer aux devinettes
  • favoriser les relations entre les cadres supérieurs et les travailleurs débutants
  • encourager l'indépendance et donner aux travailleurs la possibilité de s'autogérer.

7. Utiliser des compétences en gestion budgétaire

Votre projet progressera-t-il, passera-t-il à l'étape suivante et sera-t-il terminé? Vous voulez dire «oui», mais cela dépend du budget.

Bien sûr, une grande multinationale aura d’immenses ressources pour mener à bien un projet. Cependant, la plupart des entreprises - grandes et petites - se serrent la ceinture et opèrent dans les limites d'une quantité finie de dollars [ou insèrent la devise de leur choix ici]. Cela peut mettre beaucoup de pression sur le chef de projet et corrompre tout ce qu'il a prévu à ce jour.

Est-ce que ça doit, cependant? Non. Tant que vous implémenterez ces cinq outils, vous pourrez garder le contrôle:

  • toujours prendre en compte le coût des attaques spontanées ou des surprises
  • comprendre ce dont les parties prenantes ont réellement besoin et veulent
  • s'assurer que tout le monde est tenu responsable et informé de tout changement
  • développer des indicateurs de performance clés (KPI) visant à atteindre des objectifs à long terme
  • si nécessaire, réviser, revoir et réviser.

Rappelez-vous: si vous gérez les sous, les dollars suivront.

8. Garder les réunions organisées et ciblées

Beaucoup de presse négative a entouré The Meeting. Le consensus est clair sur le fait que The Meeting est une perte de temps et ceux qui dirigent ces powwows aiment bien s’entendre parler et crier des platitudes pendant une heure ou deux.

Mais pourquoi jeter le bébé avec l'eau du bain? Ce n’est pas tant que The Meeting soit mauvais pour les affaires; c'est qu'il n'est pas utilisé correctement.

En tant que chef de projet qui est trop occupé pour énoncer des clichés (donner 110%, changer de paradigme et sortir des sentiers battus), vous souhaitez que vos réunions soient approfondies, mais pertinentes. Cela rejoint également le point précédent concernant la communication.

Le but de chaque réunion est d’avoir deux sujets à discuter, ce qui peut être atteint en restant organisé et concentré. À la fin de cette réunion de 45 minutes, une question devrait être posée: tout le monde sait-il en quoi consiste cette réunion?

9. Utiliser les outils logiciels

Le chien n'est plus le meilleur ami de l'homme. C'est de la technologie.

Le monde des affaires a fait un travail incroyable en s'adaptant à l'évolution des conditions, en faisant progresser les outils numériques et en maximisant ces opportunités pour maximiser les profits. Bien sûr, il y a des valeurs aberrantes, mais la plupart des entreprises utilisent les logiciels et le matériel les plus récents et les meilleurs pour faire le travail.

En tant que chef de projet, vous pouvez également le faire.

De nombreux logiciels peuvent compléter votre style de gestion. Le meilleur programme est quelque chose qui combine la collaboration, la gestion du temps, la communication, la planification et le partage de documents dans un écosystème unique.

Vous ne savez pas quoi utiliser? Voici quelques suggestions abordables (gratuites avec une option de mise à niveau) et offrant de nombreux avantages logiciels:

  • Trello
  • Mou
  • Camp de base
  • Wrike
  • Podio

10. Effectuer un examen une fois terminé

En fin de compte, il est important de procéder à un examen exhaustif du projet. Nous ne parlons pas seulement de parcourir le produit fini et de veiller à ce que chaque objectif, besoin et tâche soient réalisés. Au lieu de cela, vous devrez examiner chaque phase, évaluer chaque sous-phase et procéder à une introspection de vos compétences en gestion de projet (étaient-elles les meilleures possibles ou y a-t-il place à amélioration?).

En examinant le début, en planifiant, en exécutant et en clôturant, vous pouvez améliorer quelque chose, maintenir son efficacité ou définir le meilleur plan d'action.

Et tu sais quoi? C'est le meilleur outil d'apprentissage de tous.

Les experts ont comparé les chefs de projet aux chefs classiques. Le directeur de l’orchestre guide chaque violoniste, violoncelliste et trombone pour suivre et exécuter chaque note dans une partition détaillée. Le chef de projet aura le poids du monde sur ses épaules, mais ce type de pression est ce qui fera ou fera une carrière.

Serez-vous comme Icare et monterez-vous dans le ciel pour voir vos ailes s'éteindre à cause du soleil? Ou allez-vous vous modeler comme Nike, la déesse grecque, et incarner le succès?

Quels autres conseils de gestion de projet souhaitez-vous partager avec nous? Rejoignez la conversation ci-dessous!

Laissez Vos Commentaires

Please enter your comment!
Please enter your name here