Toutefois, pour augmenter les revenus et maximiser les succès, vous avez besoin du bon ensemble de compétences et de périphériques pour gérer une équipe virtuelle.
Des outils de collaboration aux pratiques clés, voici comment gérer une équipe virtuelle hautement performante.
1. Créer une structure et un plan
Pour gérer efficacement les équipes virtuelles, la première étape consiste à définir un système opérationnel auquel tout le monde peut adhérer, également appelé procédure opératoire standard (SOP). En établissant des normes et en établissant le processus de travail, les membres de l'équipe comprendront mieux le temps que devraient durer les tâches et auront généralement moins de questions.
Pour normaliser les procédures et définir des règles pour tous les employés, qu'ils soient distants ou internes, vous pouvez créer un manuel téléchargeable. Vous pouvez le rendre aussi complet ou aussi simple que vous le souhaitez. L'idée est que tous les employés suivent la procédure nécessaire pour mener à bien leurs projets de la manière la plus efficace et précise possible.
2. Avancer avec le partage de fichiers
L'envoi de gros documents par courrier électronique peut non seulement faire fonctionner votre boîte de réception à un rythme beaucoup plus lent que d'habitude, mais également entraîner la perte d'informations dans la traduction, en particulier lorsque vous envoyez des commentaires dans un formulaire séparé. Pour éviter complètement ces problèmes, vous pouvez partager des fichiers volumineux avec les membres de l'équipe via un service basé sur un nuage tel que Dropbox.
Les serveurs de stockage en nuage offrent tout ce que fait votre serveur interne, mais ils sont plus sécurisés et plus faciles d'accès. Vos fichiers et dossiers peuvent être organisés presque comme vous le souhaitez. Pendant ce temps, Dropbox propose également une application téléchargeable, vous permettant même d'accéder à vos documents depuis n'importe quel appareil, ce qui est parfait si vous travaillez sur la route et avez besoin d'accéder à plusieurs fichiers.
3. S'engager dans plusieurs canaux de communication
Lorsque vous vous éloignez d'un modèle de travail traditionnel, il est essentiel de passer en revue l'élément clé d'une équipe solide: une communication efficace. Et pour tirer le meilleur parti de votre équipe, vous devez faire appel aux principaux outils de communication disponibles sur le marché.
Le premier outil essentiel dont vous avez besoin pour gérer les travailleurs distants est un système de discussion sécurisé qui vous permet d'envoyer des messages instantanés et d'appeler des collègues en un clic de souris. Ces outils sont utilisés dans les bureaux du monde entier et fournissent aux employés une plate-forme leur permettant d'échanger des informations, de discuter des problèmes de refroidissement par eau, de poser des questions rapides et de partager des fichiers entre eux.
En attendant, vous ne pouvez pas simplement demander à quelqu'un de prendre une chaise à côté de vous pour lui montrer votre processus de travail lorsque vous travaillez à distance. Avec les outils de partage de vidéos, par contre, vous pouvez effectivement faire la même chose! Skype, par exemple, vous permet d’appeler des personnes tout en partageant votre écran avec elles afin qu’elles puissent voir ce que vous faites. Certains diront que c'est encore mieux qu'une formation en personne, mais nous vous en laisserons juger!
4. Accédez au logiciel de gestion de projet
Lorsque plusieurs membres d'une équipe collaborent sur un seul projet, l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet est essentielle. Cela vous permet efficacement de suivre les processus, de saisir des données et de communiquer avec votre équipe, ainsi que d'améliorer la collaboration entre les membres de l'équipe.
En fait, il existe des centaines d'outils de gestion de projet disponibles sur le marché qui peuvent vous aider à rationaliser un projet et à atteindre le même objectif final, de Trello à MindMeister.
5. Construire une culture d'entreprise à distance
Créer une culture d'entreprise peut sembler une tâche un peu délicate quand tous vos employés ne travaillent pas sous le même toit et ne sont pas en contact direct tous les jours. Cela dit, ce n'est pas impossible! Grâce à la puissance d'Internet, vous pouvez voir vos collègues à l'aide d'un logiciel vidéo ou d'enregistrer de courts clips à envoyer à vos collègues via un système intégré.
Vous pouvez également organiser un événement (si tous vos travailleurs sont dans le même pays) afin qu'ils puissent se rencontrer et renforcer leurs liens lorsqu'ils travaillent ensemble quotidiennement. Ce faisant, vos employés distants auront partagé des expériences qui les aideront à renforcer leur confiance et leur compréhension mutuelles.
Alternativement, vous pouvez organiser des rattrapages fréquents via un appel de groupe ou une discussion lorsque tout le monde se couche pour la journée du vendredi après-midi!
6. Établir des heures de travail fixes
Si vous avez des employés aux quatre coins du monde, vous aurez probablement plusieurs personnes travaillant 24 heures sur 24. Cependant, il est important d'essayer de définir des heures de travail spécifiques pour les différents membres de l'équipe, en veillant à ce qu'il y ait toujours un croisement entre au moins deux équipes travaillant ensemble en même temps.
Cela réduira essentiellement le délai d'exécution des projets si deux personnes ou plus qui collaborent sont en ligne en même temps. Cela ne signifie pas nécessairement que leurs heures de travail doivent être figées, mais vous devez en arriver à un accord pour qu'ils puissent se soutenir les uns les autres tout au long d'une journée de travail.
7. Créer un système de calendrier combiné
Pour vous aider à identifier les horaires et les horaires de travail des membres de votre équipe, vous devriez envisager d'utiliser un calendrier collaboratif accessible à tous les membres de l'équipe (avec des droits limités, bien entendu - vous ne souhaitez pas qu'ils modifient leurs propres équipes!). Vous pouvez organiser différents calendriers pour différents sujets (par exemple: heures de travail, congés annuels, etc.) ou répertorier tous les événements sur un seul programme et utiliser un système de code de couleur pour différencier les sujets.
C'est également une excellente occasion de planifier des réunions, des sessions de formation et d'autres événements utiles pour vos employés.
8. Embaucher une équipe d'auto-motivateurs
Les grands travailleurs distants doivent être motivés et motivés, et trouver de telles personnes peut être délicat, c'est le moins qu'on puisse dire. Mais pour gérer une entreprise avec succès, vous devez déterminer s'ils peuvent rester seuls pendant des heures et produire un travail de grande qualité.
Ils doivent non seulement être motivés par eux-mêmes, mais également posséder d'excellentes compétences en communication écrite et verbale pour éviter tout malentendu. En outre, ils devraient également être doués pour la résolution de problèmes et être organisés avec d'excellentes compétences en gestion du temps.
9. Soyez créatif avec Team Bonding
Lorsque vous travaillez virtuellement, il vous faudra beaucoup plus d'efforts pour créer une culture et un "esprit d'équipe", mais il est essentiel que les gens créent un lien. Les employés doivent savoir qu'ils travaillent tous vers un objectif final et font partie d'une vision plus large, au lieu de travailler seuls.
Vous pouvez créer un véritable sentiment d'équipe en interagissant avec les employés via des appels vidéo, en leur envoyant des cadeaux d'anniversaire personnels et des messages, et en communiquant avec eux en dehors des heures de travail via les médias sociaux et d'autres points de vente.
10. Fixer des objectifs et des limites
Un bon moyen de fidéliser les employés distants consiste à définir des objectifs et à les récompenser pour leurs réalisations. Par exemple, si votre télétravailleur est un représentant du service clientèle, vous pouvez le récompenser avec une carte-cadeau pour son magasin préféré s'il atteint ou dépasse des objectifs spécifiques.
D'un autre côté, vous devriez également créer des limites. Par exemple, les employés doivent travailler au moins six heures par jour. S'ils travaillent plus longtemps que prévu, ils seront payés sur une base horaire.
11. Former une équipe de leaders
Une équipe virtuelle doit essentiellement être un groupe de leaders capables de gérer leurs propres charges de travail sans avoir besoin de rien. Chaque personne devrait être responsable d'un ensemble de tâches et devra mener ses tâches quotidiennes en fonction du travail qui lui est confié.
S'ils travailleront en équipe, ils devront également montrer leur capacité à diriger d'une manière ou d'une autre, soit en étant nommés chef de projet d'une tâche donnée, soit en charge d'une partie spécifique d'un projet.
12. Calendrier des réunions fréquentes
Afin de créer un sentiment d'unité d'équipe, vous devez organiser des réunions régulières, à la fois individuellement et en équipe. La fréquence de ces réunions dépend de votre horaire de travail, mais vous devez viser à vérifier avec votre équipe dans son ensemble une fois par semaine pour vous assurer que tout le monde est sur la même page. En attendant, n'allez pas trop loin: trop de réunions peuvent faire plus de mal que de bien!
Ce n'est pas seulement efficace pour créer des liens d'équipe, mais cela encourage également le brainstorming et la créativité parmi les membres de l'équipe, et renforce la confiance au sein des équipes distantes. Il peut également réduire les niveaux de stress en rappelant aux travailleurs distants qu'ils disposent d'un filet de sécurité et d'une unité avec laquelle consulter.
Le lieu de travail n'étant plus limité à un seul bureau, il est essentiel que vous adaptiez et développiez vos compétences afin de gérer les employés de l'autre côté de l'étang. Pour vous assurer que vous développez votre activité et que vous développez une entreprise solide, vous devez garder vos employés distants engagés et motivés. Ces stratégies de gestion clés peuvent vous aider à atteindre cet objectif!
Avez-vous déjà géré un effectif distant en dessous? Quels défis et surprises avez-vous rencontrés? Vous souhaitez peut-être partager vos propres astuces et conseils sur la manière de créer et de gérer une équipe virtuelle? Joignez-vous à la conversation dans la section commentaires ci-dessous et faites-le nous savoir!
