Il ne s'agit pas seulement de payer les employés à temps. La création d'un système de paie puissant et performant est essentielle pour répondre à de nombreux besoins supplémentaires, notamment pour satisfaire aux obligations fiscales et éviter les pénalités de conformité coûteuses. C'est la base sur laquelle les entreprises consolident leur réputation, attirent de nouveaux talents et facilitent la croissance mois par mois, année après année. Des systèmes défaillants entraînent des erreurs salariales, qui conduisent à des employés mécontents et, finalement, à des clients mécontents.
Les capacités et les compétences des administrateurs de la paie peuvent avoir un impact considérable sur la performance globale: un personnel compétent et compétent inspire confiance en soi, élimine les erreurs et contribue à accroître la productivité. Inversement, les maillons les plus faibles de la chaîne ont des effets complexes sur l’ensemble de l’infrastructure.
Gardant cela à l'esprit, toute personne envisageant une carrière dans le domaine de la paie devrait se poser la question suivante: quelles compétences et quels traits dois-je développer pour gérer les exigences de l'environnement de la paie moderne ...?
1. Connaissance de la conformité
L’une des tâches primordiales des administrateurs de la paie est de s’assurer que le service qu’ils fournissent respecte un réseau d’exigences de conformité. Dans la mesure où il est étroitement lié à la réglementation fiscale et légale, il est essentiel de comprendre comment atteindre et observer la conformité continue. Les exigences sont différentes dans le monde entier - vous devriez être en mesure de démontrer un niveau approfondi de connaissances en matière de conformité pour leur localité.
2. Solides compétences en calcul et en calcul
Le rôle vous oblige à traiter fréquemment des données numériques et des calculs complexes. Ainsi, un niveau élevé de calcul et une aptitude pour les mathématiques et la comptabilité sont des caractéristiques importantes pour tout le personnel de la paie, qui devra fournir un salaire net précis aux employés, effectuer des déductions réglementaires et soumettre des déclarations fiscales précises à des autorités fiscales telles que HMRC.
3. Posséder une expérience professionnelle
Avoir l'expérience professionnelle appropriée est extrêmement important. Les rôles professionnels antérieurs serviront de base aux décisions de recrutement - un candidat ayant travaillé pour une petite ou moyenne entreprise est-il prêt à faire la transition vers une plus grande organisation? Le candidat est-il conscient des besoins et des défis uniques de l’organisation d’employeurs?
4. Compétences en résolution de problèmes
Ce rôle crée fréquemment des problèmes tels que des erreurs de calcul, des irrégularités fiscales et des problèmes de conformité. Vous devez être prêt à traiter ces problèmes rapidement et efficacement - et à anticiper les défis potentiels à l’avenir. Pour faire face aux problèmes uniques auxquels une organisation peut être confrontée, la créativité peut être tout aussi importante que la capacité de réduire les chiffres.
5. Compétences de communication et confiance
La complexité du processus de traitement de la paie peut être source de confusion pour les employés des autres départements. Vous devrez interagir avec des personnes à tous les niveaux des organisations et expliquer ce que vous faites avec clarté et confiance. Lorsque des modifications affectent votre système, les administrateurs doivent être en mesure de communiquer comment le reste de la société sera impacté.
6. Compétences en service à la clientèle et étiquette
Vous devrez faire face à des demandes de clients cherchant des informations sur une gamme de sujets liés à la paie, notamment les taxes, la sécurité sociale et une série de déductions périphériques de leurs salaires. Lorsqu'ils traitent de ce type de questions, les administrateurs doivent être en mesure de respecter les règles de l'étiquette en tout temps et de fournir un excellent niveau de service à la clientèle.
7. Flexibilité
Le processus de paie implique beaucoup de pièces en mouvement et, par nécessité, un élément d’imprévisibilité humaine. Vous devez être suffisamment souple pour maintenir un niveau élevé de conformité, tout en gérant les besoins professionnels et personnels changeants des clients. Avec les échéances à venir, un système de traitement de la paie peut devoir s'adapter rapidement pour pouvoir livrer à temps.
8. La capacité de planifier et d'établir des priorités
Chaque cycle de paie impliquera une longue liste de tâches, avec une hiérarchie d'importance. Planifier une approche concernant un éventail d'échéances salariales et fiscales constituera une partie importante de votre travail. Une fois par semaine ou un mois par mois, les administrateurs doivent pouvoir identifier et traiter les tâches qui requièrent leur attention immédiate, sans compromettre le système qu'ils ont développé.
9. Compétences décisionnelles
Vous pouvez être appelé à prendre des décisions qui affectent un grand nombre de personnes ou qui ont des implications pour l’infrastructure d’entreprise au sens large. Dans ces situations, vous devez pouvoir appliquer un processus de réflexion minutieux à ce qui peut être une situation difficile et agir de manière décisive en suivant le plan d'action choisi.
10. Responsabilité et fiabilité
Les administrateurs de la paie assument des responsabilités importantes dans le cadre de leur rôle, non seulement envers des clients individuels, mais également envers l'ensemble de leur entreprise. Que vous travailliez pour une poignée d'employés soudés de petites entreprises ou pour des milliers d'employés dans une entreprise, vous devez être suffisamment fiable pour livrer avec précision, dans les délais et selon les paramètres de nombreuses exigences de conformité légale.
11. Discrétion
Vous devrez gérer des données personnelles sensibles. Une fuite de données peut être extrêmement préjudiciable pour une entreprise, ainsi que pour ses employés et ses clients. Pour vous assurer que les données sensibles sont protégées, vous devez comprendre les protocoles de sécurité et de confidentialité d'une organisation, ainsi que le besoin essentiel de discrétion.
12. Compétences administratives et souci du détail
Les nouveaux membres potentiels d'une équipe de paie auront besoin d'un éventail de compétences administratives. La connaissance des tâches générales du bureau, les capacités organisationnelles et une connaissance approfondie de l'informatique sont extrêmement utiles. Obtenir des «petits détails» - comme la tenue des dossiers et le traitement des données - est une étape essentielle pour atteindre le haut niveau de performance de la paie et de la conformité que les employeurs recherchent.
13. Maîtrise des logiciels de l'industrie
Vous devez être familiarisé avec diverses plates-formes logicielles. Au-delà des logiciels bureautiques standard tels que Microsoft Office et Excel, une expérience des plateformes de paie dédiées, telles que Sage, Quickbooks et Xero est également utile. Les développeurs mettent fréquemment à jour les plates-formes logicielles. Les administrateurs doivent connaître les fonctionnalités de la plate-forme qu'ils utilisent et être en mesure d'identifier les faiblesses et les domaines à améliorer.
14. Compétences en leadership
Vous pouvez être amené à prendre le contrôle d’une équipe, à travailler en étroite collaboration avec un autre service ou à informer d’autres membres de l’organisation, y compris les membres du conseil d’administration et le personnel des ressources humaines, de diverses questions relatives à la paie. La capacité de coordonner des collègues, des clients et différents départements constitue un élément essentiel du rôle d'un administrateur de la paie.
15. Compétences en travail d'équipe
Bien que ce soit un trait essentiel dans tout environnement professionnel moderne, l'importance de la masse salariale pour le reste de l'organisation rend votre capacité à travailler en équipe particulièrement importante. Vous devez développer de solides compétences interpersonnelles, conserver un comportement professionnel et comprendre les pressions et les priorités pouvant affecter les autres membres de l'équipe.
Développer vos compétences…
Deux systèmes ne sont pas exactement identiques et, bien que les compétences ci-dessus soient certainement souhaitables chez un administrateur de la paie, elles ne représentent pas une liste complète.
En tant que professionnel de la paie potentiel cherchant une carrière dans le domaine, vous devriez viser à cultiver un mélange de compétences qui vous distingue comme un atout pour des organisations individuelles. Développer une compréhension approfondie de la situation à laquelle sont confrontés un employeur ou un client fait partie du processus autant que l'expérience et l'expertise que vous possédez en tant qu'administrateur.
Avez-vous déjà songé à faire carrière dans ce domaine? Cet article a-t-il changé d'avis pour le meilleur ou pour le pire? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous…
