7 idées pour rendre vos réunions d'équipe plus efficaces

Ce n’est un secret pour personne que, dans le monde du travail moderne, les gens détestent les réunions. Rien de plus frustrant que de courir pour terminer une de vos douze tâches quotidiennes lorsque, soudainement, vous êtes convoqué dans une pièce attenante au bureau et subissez deux heures de banalité contre-productive et bouleversante. Surtout quand il n'y a même pas de biscuits.

Mais cela ne doit pas - et ne devrait pas - être comme ça. En effet, lorsqu'elles sont correctement organisées, les réunions peuvent être un outil extrêmement efficace. L'essentiel est de les rendre non seulement supportables, mais réellement productifs, et de veiller à ce que le temps que tout le monde passe loin de leur bureau ne soit pas perdu.

Alors, comment cela peut-il être fait? Eh bien, avec une planification préalable et une touche de bon sens, en fait. Voici quelques idées de réunion d’équipe pour tirer le meilleur parti de votre équipe.

1. S'assurer qu'une réunion est réellement nécessaire

Dans la plupart des cas, la transparence au sein d'une organisation est une bonne chose. Informer le personnel de la situation dans son ensemble devrait, bien entendu, être encouragé. Mais les mises à jour des entreprises exigent-elles vraiment de tous les utilisateurs pendant une heure ou peuvent-ils être distribués par courrier électronique? Ou bien, si vous utilisez des outils de collaboration permettant à tout le monde de voir les progrès individuels d'un projet particulier, avez-vous vraiment besoin de mettre en place une réunion pour demander aux personnes des mises à jour de statut?

Cela peut sembler logique, mais les équipes perdent encore un temps précieux sur des sujets qu'il n'est pas nécessaire de discuter. Cela crée une attitude négative envers les rassemblements et cela peut commencer à être perçu comme une corvée par les travailleurs plutôt que comme une activité essentielle du lieu de travail. Essayez plutôt de ne convoquer des réunions que lorsque vous souhaitez faire avancer quelque chose ou qu'il faut dire quelque chose d'important, au lieu d'aller sur le même terrain fatigué. N'oubliez pas: avoir des réunions n'est pas une mauvaise chose, mais en avoir trop, c'est.

2. Commencez vos réunions avec un coup

Lorsque vous vous retrouvez dans la salle et que vous prenez votre place, il y a de fortes chances que personne ne soit préparé mentalement à la réunion. La plupart des gens penseront probablement encore à la tâche qui leur a été confiée, tandis que les autres espèrent simplement que les prochaines heures ne seront pas trop pénibles.

C'est pourquoi il est important de capter rapidement l'attention des gens et de se concentrer. Vous n'y parviendrez probablement pas en lançant directement une micro-analyse détaillée des dernières prévisions trimestrielles de Marketing. Essayez donc plutôt un court questionnaire ou un casse-tête. Cela détendra les gens, les éloignera de leur travail et les impliquera dans le processus global. Vous pouvez également visionner une vidéo amusante ou raconter une histoire intéressante - de quoi rafraîchir et stimuler votre équipe.

3. avoir une direction

«Avoir un ordre du jour» est probablement l’instruction la plus utilisée dans les règles de jeu des réunions d’équipes - sanctifiée par certains et ridiculisée par d’autres - mais elle mérite d’être prise en compte. Après tout, il est très difficile d’atteindre les objectifs de votre réunion si vous ne les connaissez pas.

La clé est de savoir clairement ce que vous voulez et de rester sur cette voie; un mantra qui peut sembler judicieux mais qui ignore la tendance de presque toutes les réunions à dériver désespérément hors piste. Pour lutter contre cela - ou du moins le contenir -, il est judicieux de désigner une personne (soit vous-même, soit un collègue) qui agira en qualité de gardien et veillera à ce que les choses évoluent dans la bonne direction.

Cela ne signifie pas pour autant que vous devriez fermer ou ignorer les points positifs simplement parce qu'ils ne sont pas liés. Si quelqu'un soulève une question qui mérite d'être discutée plus avant mais qui ne correspond pas aux objectifs que vous vous êtes fixés, enregistrez-la dans le procès-verbal de la prochaine réunion.

4. Prenez des pauses

Cela peut ne pas s'appliquer aux réunions plus courtes, mais pour tout ce qui dépasse une heure et plus, il est essentiel de veiller à ce que toutes les personnes présentes dans la salle puissent avoir au moins une courte pause. Il peut être difficile de se concentrer quand on craque pour les toilettes ou de fumer une cigarette, et cela n’a aucun sens de chercher à échanger des idées avec des gens quand ils ne sont pas physiquement à l’aise.

Il est également difficile d’accepter de grandes quantités d’informations et d’offrir des contributions significatives après 40 minutes de travail sans relâche; Même quelques minutes pour un étirement rapide de la jambe peuvent revigorer les gens et leur donner la chance de voir les choses différemment.

5. Engagez TOUTE votre équipe

Une des raisons pour lesquelles les réunions peuvent parfois tomber à plat est que ce sont toujours les mêmes voix qui dominent chaque semaine. Mis à part le fait que cela provoque l'extinction des autres, cela signifie également que tout le potentiel de l'équipe n'est pas utilisé. Par exemple, l'un des membres de votre équipe plus calme et plus introverti aura peut-être la solution idéale à un problème particulier, mais ne se sentira peut-être pas à l'aise pour en parler et le partager.

C’est là que la responsabilité de la réunion incombe à tous les membres de l’équipe et de les amener à contribuer, que leurs suggestions soient bonnes ou mauvaises. Qu'il s'agisse de faire le tour de la pièce et de demander directement aux gens ou à quelque chose de plus astucieux, comme de jeter un jouet en peluche, l'important est qu'il y ait différentes idées qui circulent et qui sont entendues.

6. Assurez-vous que tout le monde a une chance de se préparer

Le problème avec le brainstorming est que dire à un groupe de personnes de faire preuve de créativité est souvent le moyen le plus simple de supprimer toute innovation. Plutôt que de mettre les gens sur place, planifiez à l'avance. Dès que vous réservez une salle de réunion, prévenez les membres de l’équipe le plus tôt possible, en leur proposant au moins une solution à un problème particulier, puis, au cours de la réunion, concentrez-vous sur le choix du meilleur.

Les gens sont beaucoup plus susceptibles de proposer de meilleures idées quand on leur donne l'espace et le temps, et plutôt que de s'asseoir ensemble dans une pièce pour essayer de concocter le premier plan qui leur vient à l'esprit, le groupe peut prendre le temps de discuter et d'analyser quel serait le meilleur plan d'action.

7. Modifier les paramètres maintenant et ensuite

Tu te rappelles quand tu étais à l'école par une journée ensoleillée et que l'enseignant emportait parfois la classe dehors au lieu de forcer tout le monde à s'attarder misérablement à l'intérieur? Eh bien, vous pouvez également adopter cette approche lors de réunions. En fait, se détendre dans un parc baigné de soleil a bien plus de chances de susciter l'étincelle créatrice de chacun que d'être blotti dans une petite pièce latérale taupe, regardant jalousement par la fenêtre.

Bien sûr, cela n’est pas toujours pratique - en particulier si des membres de l’équipe sont connectés à distance, via Hangouts par exemple. Mais le principe est le même. Discuter de stratégies pendant le déjeuner chez Nando est peut-être un peu cliché, mais au moins la vue est différente - et le WiFi est gratuit!

Les réunions sont un excellent moyen de travailler ensemble pour résoudre des problèmes et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et dans la bonne direction. Mais, souvent, ils peuvent vous éloigner de sujets plus importants et vous faire perdre du temps, en particulier lorsque Roger de Accounts utilise son discours hebdomadaire concernant l'utilisation de son gobelet.

En suivant le guide ci-dessus, vous éviterez beaucoup de choses qui dissuadent les gens de se réunir en milieu d’après-midi et vous concentrez sur le fait de passer le temps que vous passez ensemble en équipe est aussi productif, utile et fructueux qu’auparavant être.

Avez-vous d'autres conseils pour vous assurer que les réunions se déroulent bien? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous…

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