À mesure que le lieu de travail moderne continue d'évoluer, l'art délicat de la gestion de projet évolue également. Il est révolu le temps de déplacer des post-it sur des tableaux blancs; Les entreprises recherchent désormais les outils les plus efficaces et les plus rentables, car elles cherchent à rationaliser leur flux de travail et à tirer le meilleur parti de moins.
Le logiciel de gestion de projet coche toutes ces cases. Quel que soit le secteur d'activité ou le secteur au sens large, il peut être facilement personnalisé et modifié pour répondre aux besoins de toute organisation. Cependant, naturellement, certaines équipes peuvent être hésitantes. La résistance au changement relève de la nature humaine, et lorsque des résultats en découlent, les entreprises sont plus susceptibles de se demander pourquoi elles devraient utiliser un outil particulier.
Les nombreux avantages de l’utilisation d’un logiciel dédié devraient toutefois apaiser ces craintes. Dans cet article, nous examinerons certains de ces avantages et discuterons des effets positifs qu’ils peuvent avoir sur votre entreprise. Donc, à moins que vous n'ayez un surplus de post-it inondant la réserve, lisez la suite…
1. Collaboration plus facile
De nombreuses tâches chevauchent les frontières des départements et des localités et il peut parfois être difficile pour chaque membre de l'équipe de savoir ce qui se passe en dehors de son cercle immédiat. Heureusement, un outil de gestion de projet permet de résoudre ce problème. Wrike, par exemple, fournit un flux d’activités en direct qui permet aux autres membres de l’équipe de savoir sur quoi vous travaillez, tandis qu’une fonctionnalité de messagerie instantanée est également disponible pour les requêtes lancinantes.
En conséquence, la nature prompte et en temps réel d'un service basé sur un logiciel permet aux équipes de collaborer de manière transparente en évitant tout problème de communication potentiel. Cela peut également mettre un terme aux réunions de «mise à jour» exaspérantes pour recueillir les progrès de chacun; un avantage particulièrement pratique lorsque le temps et la patience sont des facteurs primordiaux.
2. Meilleure planification
Garder une trace des étapes d'un projet peut être délicat, d'autant plus que chaque membre de l'équipe doit savoir ce qui doit être complété et quand. Pour lutter contre cela, les logiciels collaboratifs peuvent utiliser des diagrammes de Gantt clairs et faciles à suivre de la chronologie du projet, qui peuvent ensuite être mis à jour en permanence. Ceci est très utile lorsque les choses changent inévitablement à un moment donné et que les ressources doivent être déplacées.
Il permet également aux gestionnaires virtuels d’implémenter les instructions de manière claire et accessible, d’afficher visuellement les tâches individuelles et de faire savoir à tout le monde où elles se situent en un clic. Cela garantit que, dans le chaos général d'un projet très chargé, une organisation médiocre ne peut servir d'excuse pour manquer un délai.
3. Meilleure communication avec les clients
Nous y sommes tous allés: la téléconférence de 10 heures avec le client, qui commence à 10h15 en raison du manque de places disponibles (suivie d'un autre délai de 15 minutes, le client ayant reçu la mauvaise connexion). En plus de vous faire paraître moins que professionnel, c'est aussi un processus inefficace et fastidieux.
Avec les logiciels en ligne basés sur le cloud, cette saga n'a pas à se produire. Les clients peuvent accéder à votre tableau de mission et voir facilement vos progrès. ils peuvent ensuite donner leur avis et apporter des modifications dans les domaines pertinents - tout ce dont ils ont besoin est un mot de passe et un nom d'utilisateur. Dans le grand schéma des choses, cela se traduit par une utilisation beaucoup plus efficace de votre temps et de celui du client.
4. Déléguer des tâches plus facilement
Pour les gestionnaires, il peut être extrêmement fastidieux de confier des tâches à des personnes, en particulier pour des projets de grande envergure intégrant d’autres départements et sites. Au lieu de briefer chaque personne une à la fois, la tâche peut être simplement insérée dans la chronologie du projet et attribuée au membre de l'équipe concerné, avec des instructions détaillées.
Cela simplifie la vie de toute l'équipe, qui peut simplement consulter le logiciel pour voir ce qu'elle est censée faire et à quel moment cela doit être fait - une victoire efficace et rapide pour tout le monde.
5. Gestion du budget
C'est un avantage supplémentaire d'un système logiciel flexible et polyvalent, en particulier pour les gestionnaires qui doivent surveiller le coût d'un projet et s'assurer qu'il ne dégénère pas. En disposant d'éléments concrets quantifiables indiquant quel employé a fait quoi et pendant combien d'heures, ceux qui contrôlent le budget peuvent voir les coûts en temps réel et déterminer où trop d'argent est dépensé.
Cela, à son tour, peut éclairer les décisions et permettre aux gestionnaires d’ajuster les réglages si nécessaire ou d’attribuer les heures différemment. L'importance d'être responsable sur le plan financier peut souvent être négligée lorsque l'accent est clairement mis sur le projet lui-même, ce qui constitue l'un des avantages les plus subtils de l'utilisation d'un outil de gestion de projet fiable.
6. Partage et accès aux documents
L'un des avantages supplémentaires de tout centraliser en un seul endroit est le plus grand contrôle des utilisateurs sur les documents. Outre le fait qu'ils ne peuvent pas être perdus ou égarés, le système permet également aux utilisateurs de suivre toutes les modifications ou les soumissions, ce qui accroît la responsabilité et la transparence quant aux personnes qui ont modifié quoi dans un document donné.
C'est également pratique, car les membres de l'équipe peuvent facilement trouver des documents sans avoir à parcourir des disques partagés ou à demander des liens. Cela est particulièrement pratique lorsqu'un utilisateur attend une version mise à jour d'un fichier ou que vous vous retrouvez plongé dans une réunion client de dernière minute et que vous devez y accéder rapidement.
Souscrire
Inscrivez-vous à notre newsletter pour plus de contenu génial et obtenez 20% de réduction sur notre test de carrière!
Souscrire7. Processus normalisés
Comme déjà mentionné, l'un des principaux avantages du logiciel de gestion de projet est qu'il met tout le monde sur la même page. Cela s'applique également à vos processus, car tout le monde est tenu de fournir les mêmes informations et d'utiliser les mêmes modèles lors de la création et de la modification de documents.
Bien que cela puisse sembler superficiel, il est important de tout normaliser et de vous assurer que chaque document a la même apparence. En plus de paraître plus professionnel, cela contribue également à créer une cohérence et une unité dans tous les domaines, car tout le monde travaille de la même manière.
8. Intégrer les nouveaux membres de l'équipe
Amener quelqu'un à un projet à mi-parcours peut être une expérience décourageante, car une mine d'informations et de contextes doivent être expliqués et appris en très peu de temps. Avec un outil facile à utiliser, tout nouvel ajout à l'équipe peut clairement examiner l'avancement du projet dès le début, ainsi que tout changement de direction en cours de route. Cela signifie qu'ils peuvent s'intégrer à l'équipe sans effort, nécessitant une intégration minimale et être en mesure de produire une contribution efficace immédiatement.
9. Travail à distance
De nombreuses grandes entreprises proposent désormais un travail flexible et à distance. Un logiciel collaboratif permet aux employés de le faire efficacement, sans se détacher de l'équipe.
En effet, les chefs de projet peuvent être certains que les tâches sont encore effectuées sans avoir à effectuer de vérification physique, alors que les utilisateurs à la maison disposent de toutes les ressources dont ils ont besoin. une connexion Internet fiable suffit. Dans un milieu de travail de plus en plus progressiste et ouvert au changement, cette façon de travailler devrait devenir plus courante dans un avenir proche - avec ce logiciel placé au cœur de celui-ci.
Comme vous pouvez le constater, l’utilisation des outils de gestion de projet est incontestable. Lorsqu'on est confronté à des tâches complexes comprenant une main-d'œuvre nombreuse, souvent dispersée, la préoccupation immédiate est de savoir comment gérer l'organisation, la délégation et la communication. Le logiciel Synergetic résout ces problèmes facilement.
En prenant en charge la logistique, cela permet aux gestionnaires de se concentrer sur la direction du projet, tandis que les travailleurs savent exactement ce qu’ils devraient faire et quand; en conséquence, le processus devient sans effort et un résultat final positif peut être obtenu à la satisfaction de toutes les parties.
Grâce à son logiciel de classe mondiale, Wrike a responsabilisé certaines des sociétés les plus reconnues au monde et continue de créer des solutions innovantes. De la planification à la livraison, leur outil permet aux équipes commerciales d’atteindre les objectifs de leur projet grâce à une interface simple à utiliser et logique; leur logiciel de pointe est maintenant utilisé par plus de 15 000 organisations dans le monde.
