Un guide complet des manuels de l'employé pour les professionnels des ressources humaines

Créer et tenir à jour un manuel de l’employé peut non seulement protéger votre entreprise contre les poursuites judiciaires et garantir la conformité aux réglementations, mais il peut également être bénéfique pour la culture organisationnelle. Les services des ressources humaines sont responsables de la rédaction de ce manuel de l’employé qui détaille la mission et les valeurs de la société, ainsi que les politiques en matière de ressources humaines afin de contribuer au bon fonctionnement de la société.

Qu'est-ce qu'un manuel de l'employé?

Un guide de l’employé est un ensemble de directives et de réglementations données par les employeurs aux employés et contenant des informations sur les politiques et procédures en matière de ressources humaines afin d’aider le personnel à comprendre ce que l’on attend d’eux.

Notez que bien que la loi n’exige pas de fournir un tel manuel, la loi stipule que les employeurs doivent fournir au personnel un énoncé écrit des conditions de leur contrat. À ce titre, de nombreuses entreprises utilisent des manuels du personnel à cette fin. L'ajout d'informations sur la culture organisationnelle peut également aider à motiver les personnes.

Ce type de document étant juridiquement contraignant, il est important de veiller à ce qu'il soit conforme au droit du travail. Assurez-vous qu'il soit examiné par un conseiller juridique chaque fois qu'il est mis à jour ou modifié.

Que devrait-il inclure?

La décision d'inclure dépendra fortement de la relation entre l'employeur et les employés et de la culture établie. Si vous êtes responsable des ressources humaines dans une organisation qui valorise la contribution du personnel, il est probable que vous aurez besoin de tous les avantages et avantages que la société offre au personnel. Si, en revanche, il n'y a aucun avantage à parler et si la direction favorise un environnement de travail strictement professionnel, elle détaillera simplement ce qui est attendu ou non de la part des travailleurs.

Il est important de noter qu'un manuel du personnel devrait constituer plus qu'une simple liste de choses à faire et à ne pas faire. Rappelez-vous que ce manuel est généralement un premier point de contact avec les nouveaux employés et, en tant que tel, constitue une excellente occasion de créer un rapport positif en incluant des informations sur la culture qui les rendront heureux d'avoir accepté l'offre d'emploi.

Si vous optez pour cette approche (comme vous devriez le faire), le manuel devra généralement traiter de trois domaines principaux:

1. Introduction à l'organisation

Cette section devrait inclure une note de bienvenue et une description des valeurs et de la mission de l'entreprise. Si vous travaillez pour une organisation qui valorise les canaux de communication ouverts et maintient une politique de porte ouverte, demandez au chef de la direction de rédiger la note de bienvenue. C'est aussi une bonne idée d'inclure une histoire de la compagnie pour aider les gens à se sentir partie prenante. De plus, énoncer la mission et les valeurs de l'entreprise peut aider tout le monde à se mettre sur la même page, tout en rendant le travail plus significatif pour tout le monde.

Exemples pour cette section

  • Note de bienvenue
  • Histoire de l'entreprise
  • Valeurs
  • Mission

2. Informations générales

Les informations générales se réfèrent à tout ce que la société propose. Ce sont généralement des politiques qui ne sont pas légalement requises mais que la société a adoptées pour renforcer la culture organisationnelle. Ainsi, tous les avantages et avantages tels que les horaires de travail flexibles ou même le travail à distance vont dans cette section. Bien sûr, il est important que vous ne fassiez pas simplement référence aux avantages et aux avantages du travail mais que vous détailliez également la procédure à suivre dans chaque cas. Ainsi, si, par exemple, vous proposez des horaires de travail flexibles, donnez des informations sur ce que cela implique (est-ce pour tout le monde ou pour les travailleurs à temps plein? Est-ce limité à quelques jours par mois?).

Exemples pour cette section

  • Politique de vacances et de vacances
  • Avantages et avantages
  • Évaluation des employés

3. Politiques de l'entreprise

Les politiques de l'entreprise font référence aux règles et réglementations que tous les employés doivent suivre. Ce sont généralement des politiques requises par la loi, mais elles peuvent également être des politiques introduites par la société, telles que des codes vestimentaires, un congé parental prolongé, etc. Cette section pouvant être exposée à des actions en justice, vous devez consulter un avocat ou le responsable de la conformité de votre société. pour s'assurer que l'entreprise respecte toutes les exigences légales.

Exemples pour cette section

  • Comportement des employés
  • Paye et Promotions
  • Procédures administratives

Conseils

1. Prioriser la sécurité juridique de l'entreprise

Le manuel du personnel peut être un excellent moyen de fidéliser et d’engager le personnel. Cependant, rien ne devrait être aussi important que de protéger l’entreprise des réclamations légales. Que la société veuille poursuivre ses employés ou poursuive la société en justice, il ne fait aucun doute que les politiques décrites dans le manuel de l'employé peuvent protéger la société.

2. Inclure un déni de responsabilité

De nombreuses entreprises changent souvent de politique. Parfois, c'est parce que ces politiques ne sont plus efficaces et parfois, c'est parce que la direction a décidé de modifier une politique donnée. Quelles que soient les raisons, il est important de veiller à ce que le manuel de l'employé contienne une clause de non-responsabilité qui stipule que les politiques et les directives peuvent être modifiées. Chaque fois qu'une nouvelle stratégie est introduite, assurez-vous de la transmettre au personnel afin que tout le monde soit informé des nouvelles règles.

3. Évitez le jargon

Il peut être tentant d'utiliser un jargon juridique, mais il n'est vraiment pas nécessaire. Rappelez-vous que ce type de langage crée des obstacles et crée un environnement de travail plus sérieux et plus froid. Il est préférable d'utiliser une note amicale, car elle aide le personnel à se sentir plus à l'aise.

4. Consulter les syndicats et les conseillers

Les droits des employés étant une question délicate, si vous reconnaissez un syndicat ou si vous avez des représentants des employés, vous devez les consulter avant de commencer à rédiger le manuel de l'employé ou avant toute modification ou mise à jour majeure.

5. S'assurer que le manuel reflète la marque de l'employeur

La marque de l'employeur est un acteur clé de l'acquisition et de la rétention des talents et doit donc être reflétée dans toutes les politiques et directives de l'organisation. Il peut être tentant de simplement publier un manuel avec tout ce qu'un employé est censé faire et ne pas faire, mais si vous essayez de présenter votre entreprise comme une entreprise «qui compte pour tous», le manuel doit refléter cette attitude.

Exemples de manuel de l'employé

De nombreuses entreprises considèrent le manuel comme un moyen de communication ouvert entre la direction et le personnel et en tirent le meilleur parti en implorant des méthodes uniques. Certains des meilleurs exemples de manuels d’employés contiennent des manuels inspirants et intéressants tout en promouvant l’esprit d’entreprise.

Regardez ces exemples:

  • Valve: Le manuel de Valve commence par cette phrase: «Une aventure sans peur en sachant quoi faire lorsque personne ne vous dit quoi faire», qui donne le ton pour le reste du manuel. Le contenu comprend des chapitres sous la forme de questions d'employé, ce qui rend le manuel intéressant et facile à parcourir.
  • Netflix: Lorsque Netflix a décidé de partager son manuel d’employés / diaporama avec le monde entier, il est devenu viral. Principalement parce que cela a transformé l'entreprise en un lieu où tout le monde voulait travailler - et en mettant l'accent sur les valeurs de l'entreprise telles que la liberté et la flexibilité, qui ne voudrait pas?
  • Nordstrom: Cela fait des années que l'on débat de savoir si le fameux manuel du personnel d'une page de Nordstrom est réel ou non. Mais qu'il soit complet ou non, il est évident que l'approche révolutionnaire de Nordstorm en matière de satisfaction de la clientèle se reflète également dans l'approche de son personnel.

Modèles de manuel de l'employé

Si vous n'avez jamais créé de manuel de l'employé auparavant ou si vous avez simplement besoin d'un peu d'aide pour la rédaction de différentes sections du manuel, vous pouvez consulter les modèles ci-dessous. Gardez à l'esprit qu'il ne devrait pas y avoir de copier-coller dans la création d'un manuel du personnel, car cela pourrait rendre l'organisation vulnérable aux accusations légales. Cependant, vous pouvez utiliser les modèles ci-dessous comme guides.

  • Modèle de manuel pour les petites entreprises
  • Employing People: Un manuel pour les petites entreprises
  • Exemple de manuel de l'employé

Un manuel des employés doit toujours être l'articulation des valeurs de l'entreprise. En veillant à promouvoir une culture organisationnelle positive et à protéger l’entreprise des réclamations en justice, on peut aider l’organisation à établir sa présence.

Selon vous, quelle est la partie la plus difficile de la production d'un manuel de l'employé? Faites-moi savoir dans la section commentaires ci-dessous!

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