Comment devenir un assistant personnel

Les assistants personnels, également connus sous le nom d'AP, sont le ciment qui unit tout le monde, des cadres supérieurs aux célébrités d'Hollywood. Ils sont essentiellement leur main droite.

Mais ce n'est définitivement pas une promenade dans le parc.

Si vous voulez vraiment consacrer votre vie professionnelle à quelqu'un d'autre, vous aurez le plus souvent besoin d'être disponible à tout moment et d'avoir les compétences nécessaires pour réussir dans un rôle aussi exigeant.

Donc, si vous pensez que vous avez les compétences nécessaires pour travailler en tant qu'AP et que vous aimez une carrière épanouissante, voici tout ce que vous devez savoir sur ce parcours gratifiant.

1. Recherche sur la profession

Pour vous assurer que cette carrière enrichissante vous convient, vous devez comprendre clairement en quoi cela consiste. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de la nature de l'emploi, des compétences dont vous aurez besoin et de vos conditions de travail, y compris des attentes salariales.

Description de l'emploi

En tant qu'assistant personnel, vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres les plus expérimentés du personnel, en effectuant les tâches administratives nécessaires. Mais le rôle va souvent bien au-delà. Au fur et à mesure que vous gagnerez de l'expérience, vous aurez également plus de tâches à prendre en compte dans la planification d'événements.

Bien que les tâches puissent varier en fonction du secteur et de l’organisation que vous avez choisis, voici une liste des responsabilités communes qu’un administrateur de programme devra remplir:

  • filtrer les appels téléphoniques, répondre aux courriels et répondre aux questions
  • gérer et organiser le calendrier de l'employeur et organiser des réunions
  • organisation et maintenance des systèmes de bureau
  • prendre des minutes lors de réunions
  • faire des arrangements de voyage
  • être accueillant pour les visiteurs
  • traiter avec des comptes
  • assister à des événements de l'industrie
  • classement et exécution d'autres tâches de bureau
  • faire des présentations et des rapports
  • faire des courses générales.

Compétences essentielles et qualités

Être un assistant personnel demande beaucoup d'endurance et une forte personnalité, car il vous sera demandé de travailler sous pression et dans des délais serrés, tout en gérant d'autres tâches.

Les principales compétences et qualités que vous devez posséder sont décrites ci-dessous.

  • Habiletés d'organisation: L'organisation est à elle seule la compétence la plus importante dont vous aurez besoin en tant que secrétaire de direction ou assistante personnelle. non seulement vous devrez effectuer vos propres tâches, mais vous devrez également organiser celles de votre responsable.
  • Aptitudes interpersonnelles et à la communication: en tant qu'assistant personnel, vous aurez affaire à un certain nombre de personnes et de personnalités différentes, ce qui signifie que vous devrez être capable de les gérer de manière professionnelle. Les compétences de communication écrite et verbale sont essentielles pour pouvoir articuler les mots et les manières appropriés.
  • Gestion du temps: En tant que secrétaire de direction, vous ne gérez pas seulement votre propre horaire, mais également celui de votre employeur. Et vous serez amené à passer d’une tâche à l’autre en jonglant avec une lourde charge de travail qui, à son tour, nécessitera de grandes compétences en gestion du temps.
  • Fiabilité: en tant qu'assistant personnel, vous devrez avoir un haut niveau de confidentialité. Des informations hautement confidentielles vous seront communiquées et vous devrez faire preuve de discrétion sur votre lieu de travail. Si votre patron ne peut pas vous faire confiance, vous ne pourrez pas vous développer et progresser au sein du poste et de l'organisation.
  • Nature calme: Il vous faudra beaucoup de patience, surtout si vous avez affaire à un personnage fougueux ou à une célébrité exigeante. Vous devrez également avoir les compétences nécessaires pour désamorcer les situations et calmer votre supérieur hiérarchique en cas de panique.
  • Souplesse et adaptabilité: même si vous avez votre propre façon de faire avancer les choses, dans ce domaine, il est bon de pouvoir vous adapter au style de travail de votre patron.

Horaires et conditions de travail

Les adjoints au médecin travaillent principalement dans un bureau et travaillent généralement jusqu'à 40 heures par semaine, du lundi au vendredi. Cependant, beaucoup doivent répondre à leur téléphone et à leurs courriels les week-ends afin de ne jamais vraiment pouvoir quitter leur charge de travail.

Vous devrez également voyager pour le travail et vous devrez peut-être assister à des événements de l'industrie et à d'autres opportunités de réseautage intéressantes en soirée.

Perspectives salariales

Le salaire d'un assistant personnel varie en fonction du secteur d'activité, de l'entreprise et de votre niveau d'expérience. Si vous débutez, vous pouvez vous attendre à gagner environ 18 000 £ (23 150 $). Au fur et à mesure que vous accumulez de l'expérience, vous pouvez gagner jusqu'à 50 000 £ (64 300 $) en tant qu'assistant de direction.

Perspectives d'emploi

Les assistants personnels de confiance sont très demandés. Et si vous travaillez fort, vous pouvez accéder à un poste de direction, en acquérant des tâches et des responsabilités. Vous pourriez également être promu au niveau de la direction si vous montrez des compétences clés en leadership.

2. Obtenez les qualifications

Il n'y a pas d'exigences définies pour devenir un assistant personnel; vous avez juste besoin d'avoir une expérience éprouvée dans un rôle administratif. Vous aurez également besoin d'avoir des compétences éprouvées en anglais et en mathématiques sous la forme d'un GCSE avec une note comprise entre A * et C.

Un diplôme en HND ou en commerce peut être avantageux, en particulier s'il s'agit d'un premier emploi de bureau, tout comme une qualification linguistique que vous pourriez utiliser pour communiquer avec des clients et des partenaires situés à l'étranger.

3. Lancez votre premier emploi

Pour décrocher votre premier emploi en tant qu'AP, vous devez avoir une expérience professionnelle antérieure dans un rôle administratif. Vous pouvez le faire en faisant du bénévolat, en travaillant comme réceptionniste à temps partiel pendant vos études ou en effectuant un stage.

Vous aurez également besoin d'un CV soigneusement rédigé qui met en valeur vos compétences transférables et d'une lettre de motivation qui indique votre enthousiasme et votre flexibilité lorsque vous posez votre candidature à un poste approprié.

Pour trouver des postes vacants, vous pouvez rechercher les principaux sites d'emploi tels que Indeed et LinkedIn, ainsi que les médias sociaux.

4. Développez votre carrière

Progresser en tant qu'assistant personnel est légèrement différent de votre rôle habituel. Vous recevrez probablement un salaire plus élevé, des responsabilités supplémentaires et des projets plus importants.

Vous pourriez finir par travailler comme assistant de direction (vous occuper de vos affaires personnelles également) ou gravir les échelons et devenir un manager vous-même.

Si vous souhaitez progresser dans ce domaine, vous devez prêter une attention particulière aux tendances du secteur et continuer à développer vos compétences en suivant des cours et en vous efforçant de réaliser des projets en dehors de votre zone de confort habituel.

Vous construirez également une excellente liste de contacts grâce aux nombreux événements de réseautage auxquels vous participerez. Il est essentiel de maintenir ces relations et de rester en contact avec les personnes que vous rencontrez - vous ne savez jamais quand vous aurez besoin d'un coup de main!

Être un assistant personnel n'est pas la tâche la plus facile - mais qui veut la facilité, de toute façon? C’est une carrière lucrative qui vous gardera sur vos gardes, vous assurant que deux jours ne sont pas pareils.

Ce travail vous semble-t-il le partenaire idéal? Si oui, participez à la conversation ci-dessous et dites-nous ce que vous en pensez.

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