Alors, comment vous y prenez-vous (sans empirer les choses entre-temps)?
Eh bien, vous êtes au bon endroit!
Nous avons répertorié ici les meilleures mesures à prendre lorsque vous devez discipliner un employé et l’aider à se développer sur le lieu de travail.
1. enquêter
Avant de commencer une action disciplinaire, il est important de passer en revue toute preuve contre l'employé et de prendre votre propre verdict. Par exemple, si un superviseur accuse un employé de ne pas suivre les protocoles, vous devez étudier leurs conclusions et vous assurer qu'il y a de bonnes raisons de prendre des mesures disciplinaires.
Vous devez vous demander qui est en faute et évaluer si l'employé a fait de son mieux dans la situation dans laquelle il se trouve. Une fois que vous avez rassemblé suffisamment de preuves, vous devriez alors discuter de la suite à donner avec l'employé en question.
2. Passez en revue la politique des employés
Les politiques des employés ont une raison d'être, et une fois qu'un employé a signé son contrat, cela signifie qu'il a compris ce que l'on attend d'eux sur le lieu de travail. Si vous avez appris que l'employé ne respecte pas les règles énoncées dans la politique, prenez-les de côté et dites-lui exactement ce qu'il a mal fait. Ce faisant, vous serez en mesure de communiquer ce que l’on attend d’eux dans les situations futures.
3. Communiquez clairement en tout temps
Une communication claire est essentielle pour discipliner un employé. Trébucher sur vos mots et ne pas aller au but peut confondre l'employé, ainsi que vous faire paraître peu professionnel.
Il est préférable d’aborder les situations de manière logique plutôt que sur le plan émotionnel, de rester calme en tout temps (même si l’employé élève la voix) et d’affirmer sa présence si nécessaire. Votre voix doit être ferme et tous les points discutés doivent être logiques et raisonnables, sans que l'employé ait le moindre remords.
4. Utiliser des méthodes correctionnelles
La meilleure approche à utiliser avant de se lancer dans des procédures disciplinaires sont les méthodes correctionnelles. Au lieu de simplement énumérer le problème et d'indiquer à l'employé la solution, vous devez travailler ensemble pour proposer des solutions à la fois logiques et réalisables.
Par exemple, un employé peut ne pas atteindre ses objectifs parce qu'il n'a pas été formé correctement. Dans ce cas, vous pouvez définir un plan de formation pour corriger le problème avant qu'il ne soit déplacé davantage.
5. Donner un avertissement verbal
Les méthodes de correction ci-dessus doivent être fournies sous la forme d'un avertissement verbal. Ces types d'avertissements ne doivent être effectués que lorsqu'un employé est allé à l'encontre des règles de l'entreprise. Ce faisant, vous montrez que vous faites confiance à votre collaborateur pour apporter quelques changements afin de s’améliorer.
Plutôt que de faire preuve de discipline progressive, il est essentiel d’avoir une conversation à double sens: vous devez aller à la racine du problème et ne pas simplement souligner le problème au cours de votre discussion.
6. Terminer sur une note positive
Au cours du processus disciplinaire, de nombreux gestionnaires oublient de souligner les aspects positifs et clôturent la réunion sur une note négative, laissant un goût amer dans la bouche de l'employé. Par conséquent, vous devez informer votre employé que vous êtes au courant de l'excellent travail qu'il a accompli et éviter toute tactique alarmiste. La discipline positive renforce le bon comportement et motive vos employés à s'améliorer et à s'améliorer.
7. Donnez à l'employé le temps de parler
Même si vous êtes l’organisateur de la réunion, il est essentiel de donner à vos employés le temps de parler et de partager leur version de l’histoire. Il est possible que vous ne soyez même pas au courant de certaines circonstances particulières ou que votre employé ne se justifie pas pour des raisons valables.
Soyez ouverts à ce qu'ils ont à dire, même si vous avez déjà pris votre décision sur un sujet spécifique. Il est important que les employés ne se sentent pas confrontés à des sanctions disciplinaires avant même d'avoir eu la chance de se défendre.
8. Faites-le en privé
Il n'y a rien de pire que d'avoir honte publiquement devant ses collègues.
En tant que tel, il est essentiel que toutes les discussions se déroulent en privé. Cela protège non seulement la vie privée des membres de votre personnel, mais également leur réputation.
Un autre point à retenir est que vous devriez mener la conversation quand c'est un bon moment pour vous deux. N'interrompez pas l'employé au beau milieu d'une tâche. demandez plutôt de leur parler en privé quand ils ont quelques minutes à perdre.
9. Suivi par écrit
Il est nécessaire de faire un suivi avec un courrier électronique après chaque discussion et de décrire les faits de vos conversations, en veillant à ce que vous décriviez avec précision ce qui a été dit et les attentes à l’avenir. Cela donne également à l'employé une chance de répondre s'il n'est pas entièrement d'accord avec votre résumé.
Ce fil de discussion est nécessaire si vous souhaitez établir un schéma de performances médiocres et peut vous fournir la preuve dont vous avez besoin si vous souhaitez procéder à un avertissement écrit. Cela garantit la cohérence et le respect des règles énoncées dans le manuel de l'employé de l'entreprise.
10. Donner un avertissement écrit
Si vous ne constatez toujours aucune amélioration après votre réprimande verbale, il est temps de prendre des mesures supplémentaires sous la forme d'un avertissement écrit. Comme pour l'avertissement verbal, vous devez organiser une réunion en personne avec l'employé en question, où vous pourrez discuter des problèmes spécifiques et créer des résultats possibles.
Cette fois, cependant, vous ferez également un suivi avec une lettre d'avertissement officielle. Cette lettre devra ensuite être signée par l'employé et placée dans son dossier RH.
11. Mettre en œuvre un plan d'amélioration
Après un avertissement écrit, la prochaine étape du processus disciplinaire consiste à investir dans un plan d’amélioration. Cela leur donne une chance de réfléchir à ce qui s'est passé et de suivre une structure claire pour s'améliorer.
Le plan n'a pas besoin de suivre une structure spécifique; il devrait être basé sur des étapes logiques qui fonctionneront à la fois pour l'employé et pour vous-même. Par exemple, vous devez définir des objectifs et un calendrier pour ces objectifs. À la fin de chaque échéance, vous devriez avoir une réunion avec l'employé pour discuter de ses améliorations.
12. émettre un dernier avertissement
Si vous n'avez pas constaté d'amélioration sur une période donnée (idéalement un mois), il est temps d'envoyer un dernier avertissement. Semblable au premier avertissement écrit, ce document devrait décrire les problèmes et les mesures prises pour l’améliorer.
Cependant, il est nécessaire de souligner les conséquences si aucune amélioration n'est apportée au nom de l'employé. Vous devrez à nouveau définir un nouveau plan d’amélioration et définir un autre calendrier, en précisant que si aucun progrès n’a été enregistré, vous devrez mettre fin à leur contrat de travail.
13. Envisager la résiliation
Après une période sans amélioration de deux à trois mois, vous n'aurez probablement pas d'autre choix que de licencier l'employé ou de le déplacer vers un poste mieux adapté.
Si vous vous dirigez vers la destination finale, il est important de planifier une réunion et de vous assurer qu'un responsable, ainsi qu'un représentant des ressources humaines, est présent. Vous devez également donner à l'employé la possibilité d'amener son propre témoin à la réunion. À la fin de la réunion, vous devez envoyer la lettre de résiliation et décrire les étapes suivantes.
Il n'y a pas de règles définies en matière de résiliation du contrat d'un employé. Certaines entreprises choisissent de laisser le membre du personnel partir immédiatement et de payer leur notification, tandis que d'autres leur demandent de travailler leur notification. Il est préférable d'identifier la situation idéale pour l'employé, ainsi que pour l'entreprise, facilitant ainsi le processus pour toutes les personnes impliquées.
La discipline des employés est un processus long et stressant, mais c’est un processus qui doit être suivi correctement pour éviter tout problème juridique qui pourrait survenir plus tard et donner également à l’employé une chance équitable de s’améliorer au sein de son travail.
Avez-vous eu des situations disciplinaires délicates? Si oui, rejoignez la conversation ci-dessous et dites-nous comment vous les avez surmontées.
