Le licenciement d'un employé sera gênant et inconfortable dans tous les cas, mais vous pouvez prendre quelques mesures de précaution pour le rendre un peu moins pénible pour toutes les personnes concernées. Vous voudrez également protéger vos intérêts juridiques et financiers au cours de ce processus.
Suivez les conseils ci-dessous pour faciliter le processus de résiliation et la conversation qui vous déchire le cœur:
Préparer
Une fois que vous avez déterminé que vous devez licencier un employé, vous devez d’abord consulter le manuel de l’employé et consulter votre service juridique et votre département des ressources humaines pour savoir comment congédier un employé. S'ils sont dans leur période de probation, la cessation d'emploi devrait être assez simple car l'employé n'aura pas encore d'exigences légales.
Plan d'amélioration de la performance (PIP)
Les PIP sont généralement mis en place lorsqu'un employé ne répond pas aux exigences de son travail. Leur faible performance doit être surveillée, il faut leur fixer des objectifs clairs et disposer de la formation adéquate nécessaire pour s'améliorer. Des réunions hebdomadaires sont organisées pour examiner leur travail et tous les commentaires de leur formateur ainsi que des exemples de leur travail doivent être documentés. Dan Peyton, associé en droit du travail chez un cabinet d'avocats, McGuireWoods, a déclaré: «La clé est que tout doit faire l'objet d'une enquête et que l'employé ait la possibilité de s'expliquer et de s'améliorer." Cela donne à l'employé la possibilité de prouver ses compétences. et d'évaluer personnellement si elles conviennent au rôle et à l'entreprise. Sinon, cela leur donne la chance de quitter et de quitter la société avec grâce.
Preuve
Si vous licenciez un employé pour faute grave, vous ne pouvez pas le licencier immédiatement. Vous devez enquêter sur l'incident, rassembler des preuves et demander à la personne d'expliquer ses actions. Certaines entreprises ont une clause dans leur contrat qui prévoit la suspension des employés à plein salaire pendant la tenue d’une enquête sur une inconduite.
Définir une réunion
Une fois que vous avez suivi la procédure ci-dessus, vous devez organiser une réunion avec l'employé que vous congédiez. Assurez-vous que c'est dans un cadre privé où vous ne pouvez pas être entendu. Ce serait mortifiant si d'autres employés pouvaient entendre la discussion privée. Vous ne pouvez jamais juger de la réaction d'un employé lorsqu'il reçoit les informations, il peut être fâché ou pleurer et vous ne voudriez pas provoquer une scène.
Faites des RH votre allié
Vous devez consulter les ressources humaines à chaque étape. Ils vous informeront sur les lois relatives aux employés et vous indiqueront quoi dire pendant la réunion. Vous aurez également besoin d'un témoin pendant que vous transmettez les nouvelles. «Dans cette société litigieuse, les RH sont votre allié pour combler les lacunes», selon HBR. Bien qu'il soit de votre responsabilité de licencier l'employé, les RH constituent votre filet de sécurité pour répondre aux questions auxquelles vous n'avez peut-être pas la réponse.
Soyez bref
Les mots que vous utilisez pour licencier un employé doivent être simples et pertinents. Dans ces situations délicates, nous avons généralement tendance à gaufrer, à enrober de sucre et à accumuler les mauvaises nouvelles. Mais ce n'est pas juste pour l'employé; une fois qu'ils entrent dans la pièce, ils doivent être informés de la décision. Vous pourriez dire quelque chose comme: «J'ai de mauvaises nouvelles pour vous. Aujourd'hui est votre dernier jour ici. »Ensuite, énoncez les raisons pour lesquelles vous utilisez les preuves rassemblées et montrées à l'employé lors de ses examens au cours des derniers mois. Si vous avez suivi les procédures correctes, cela ne devrait pas surprendre les employés, car ils se rendront compte qu'ils ne possèdent pas les compétences requises par l'entreprise. Vous pouvez terminer en disant quelque chose comme: «Je suis désolé que cela ait dû arriver à cela."
Montrer la compassion
Le licenciement peut être une corvée difficile pour vous en tant que responsable, mais c'est encore plus traumatisant pour l'employé. Soyez empathique envers l'employé. Si vous êtes heureux de fournir une lettre de référence, faites-le savoir. C’est une bonne occasion de mettre en valeur leurs talents et de vous conseiller sur les rôles pour lesquels vous pensez qu’ils vont réussir. Cela aidera l’employé à identifier ses compétences et à savoir ce qu’il aimerait réellement et dans lequel il serait bon. Ils peuvent partir en sachant qu'il s'agissait d'une bonne expérience d'apprentissage.
Indemnité de licenciement
Bien que la loi ne vous oblige pas à verser une indemnité de départ lorsque le contrat d'un employé est résilié, c'est une pratique courante. Être licencié est une période difficile dans la vie d'une personne. Avoir une indemnité de licenciement généreuse sur laquelle s'appuyer pour chercher un autre emploi peut alléger considérablement les épaules de l'employé. Vous devez vous assurer que l'employé signe une lettre de résiliation avec toutes les ententes clairement énoncées.
Couper l'accès au système
Une fois que vous avez prévenu l'employé, vous devez lui interdire l'accès à vos systèmes afin qu'il ne puisse prendre aucune information sensible. Cela inclut également le maintien des biens de l'entreprise, des téléphones portables aux ordinateurs portables et aux voitures. Proposez à l'employé de ramasser ses effets personnels ou de les lui envoyer par la poste. Il est également préférable qu’ils partent après avoir été informés de la nouvelle, alors proposez-leur de prendre un taxi et de le payer au besoin, car ils risquent d’être trop contrariés pour utiliser leur moyen de transport habituel. À moins qu'ils ne soient violents, il n'est pas nécessaire de les escorter vers leur bureau et de les faire sortir du bâtiment. Ce sont des gens avec qui vous avez travaillé pendant un certain temps et qui devraient être traités avec respect.
Informer les autres employés
Une fois que vous avez licencié l'employé, il est important d'informer les autres membres du personnel. Si c'est une petite entreprise, vous pouvez organiser une réunion rapide pour le leur faire savoir, c'est une bonne idée de leur donner une brève explication afin qu'ils ne craignent pas d'être les prochains sur la planche à découper. Si c'est une grande entreprise, faites de même avec l'équipe de cette personne pour limiter les commérages tout au long de la journée.
Meilleur moment pour congédier un employé
Il existe de nombreuses théories sur le meilleur moment pour licencier un employé, mais existe-t-il un bon moment pour être porteur de mauvaises nouvelles? Certains pensent qu'il est préférable de le faire dès que vous avez pris la décision, pour que cela ne traîne pas au-dessus de votre tête. Beaucoup pensent que mettre fin à l'emploi de quelqu'un un lundi matin sera plus efficace, car celui-ci disposera d'une semaine complète pour rechercher d'autres opportunités et n'aura pas le sentiment de travailler des heures sans raison. D'autres pensent que le vendredi après-midi est le meilleur moment pour partir le week-end, car ils auront quelques jours pour se calmer et accepter les nouvelles.
Il n'y a aucun moyen de le contourner, et vous ne vous habituerez jamais au sentiment désagréable de virer quelqu'un, aussi méritante soit-il. Il n'est pas nécessaire que la situation soit cruelle et le message doit être transmis avec dignité et respect mutuel.
Avez-vous déjà eu à virer quelqu'un? Comment était-ce? Faites-nous savoir dans la section commentaires ...
