Pour que les équipes puissent fonctionner efficacement, il est important de créer le bon environnement dans lequel fonctionner et de fournir les bons outils et ressources. Pour aider à clarifier et à définir le type d'environnement que cela devrait être, nous avons compilé certains des points les plus essentiels à prendre en compte lorsque vous essayez de favoriser la collaboration au sein d'une équipe, notamment des conseils sur le leadership, la culture et l'engagement.
Donc, la prochaine fois que vous devez rassembler les gens et les amener à fournir des résultats, c'est ce que vous devriez garder à l'esprit.
1. Utiliser la technologie
Dans un milieu de travail en évolution rapide, les capacités technologiques remettent de plus en plus en cause les normes traditionnelles des bureaux. Un exemple en est la manière dont les membres de l'équipe peuvent se tenir au courant de leur situation actuelle dans le calendrier du projet.
Auparavant, cela aurait peut-être nécessité une réunion d'équipe, mais à mesure que les équipes de projet se dispersent physiquement, ce n'est plus aussi pratique. Par exemple, il est irréaliste de s'attendre à ce que Jane, la graphiste, se rende au bureau de la ville de New York tous les vendredis matin pour les deux prochains mois, uniquement pour faire la démonstration de ses dernières créations.
Il est donc important d’investir dans des outils de collaboration efficaces. En utilisant correctement un espace de travail en ligne, tel qu'une plate-forme ou une application cloud appropriée, Jane peut également télécharger un document en temps réel sur un site ou site central et obtenir rapidement un retour d'information, ce qui permet une méthode de travail plus fluide et plus efficace. Il supprime également les heures perdues dans une salle de réunion encombrée qui pourrait être mieux utilisée devant un écran d'ordinateur.
Bien sûr, ce n’est pas une solution miracle; Parfois, il est préférable de faire un brainstorming en personne et il est également pertinent de prendre en compte les problèmes de sécurité tels que les autorisations de fichiers et les transferts de données. Mais dans l’ensemble, l’utilisation correcte des outils technologiques peut avoir un impact monumental sur la collaboration, en créant des moyens simples et efficaces permettant à tous d’être continuellement synchronisés.
2. Assurez-vous que la communication est universelle
La communication est un élément fondamental du travail d’équipe. Sans elle, tout projet est voué à l’échec. Cela ne signifie pas seulement envoyer beaucoup de courriels ou insister sur les conférences téléphoniques quotidiennes; la communication concerne autant le fait de dire qui dit quoi que la fréquence à laquelle on le dit.
Par exemple, si une voix est constamment entendue au-dessus des autres, ou si certains membres ne tirent pas leur poids en termes d’idées et de contributions, il est alors peu probable que votre équipe maximise son plein potentiel. C'est pourquoi il est important que chaque membre de l'équipe participe à la conversation et que, quel que soit son rôle ou son "rang" dans la hiérarchie, il est écouté. Après tout, l’un des plus grands avantages du travail collaboratif réside dans le fait qu’il existe une gamme d’expertises et de points de vue immédiatement disponibles, alors pourquoi les gaspiller?
Encourager constamment les gens à parler et à créer un environnement où ils se sentent à l'aise de le faire; sinon, ce n'est pas une collaboration, mais simplement un petit pourcentage du groupe qui dit à tout le monde quoi faire.
3. Créer des responsabilités
Dans cet esprit, il est toujours important que tous les membres de l'équipe sachent où ils en sont. Dans n'importe quel environnement, la collaboration n'est efficace que lorsque chaque membre connaît son rôle. Assigner certaines tâches à certaines personnes signifie que le travail ne se répète pas, que l'on ne perd pas de temps et qu'il existe une responsabilité pour chaque partie du projet - ceci devrait être une priorité pour les responsables de projet.
Dans le même esprit, il est également nécessaire de se fixer des objectifs. pour réaliser des progrès, ceux-ci doivent être mesurables, après tout. Cela facilite également la collaboration, car une fois que tout le monde sait quelle direction il faut prendre, la clarté et la procrastination ne manquent pas; il y a un but clair à ce qui doit être fait.
N'oubliez pas que, même si l'innovation peut sembler contre-productive, garder un œil attentif sur ce que fait votre équipe et attribuer des tâches en conséquence peut en réalité avoir l'effet inverse. Lorsque les gens connaissent l'objectif final, il est plus facile de travailler ensemble pour l'atteindre.
4. Engagez vos employés
La collaboration fonctionne mieux lorsque les membres de l'équipe sont passionnés par le projet et désirent engager leur énergie créative. Après tout, il est peu probable que les employés désengagés, dépourvus d’enthousiasme ou de motivation, apportent une contribution substantielle.
C'est pourquoi l'engagement des employés est si important. Bien qu’il soit généralement perçu comme faisant partie d’une stratégie plus large de gestion et de ressources humaines, ses effets dans le contexte d’une équipe de projet sont plus immédiats; dans de nombreux cas, cela peut faire ou défaire le succès du projet.
Bien sûr, si vous travaillez avec un client intéressant, l'harmonie est plus facile à atteindre. Mais si la portée, la chronologie ou tout autre facteur préjudiciable est difficile à vendre, vous devrez peut-être faire preuve de créativité. C’est là que vos compétences en leadership sont le plus nécessaires; Garder les gens motivés est souvent ce qui distingue un bon chef de projet d'un médiocre.
5. S'assurer que le navire est piloté
L'échange d'informations, d'idées et d'opinions est en effet le signe d'une saine collaboration d'équipe. Mais pour un projet qui a des objectifs et des cibles, il doit également y avoir une figure à la barre qui prend les décisions lorsque des opinions s’opposent ou que des idées se font concurrence; sinon, les gens vont simplement se marcher sur les pieds.
Cela peut être une tâche délicate, car vous devez non seulement choisir la meilleure marche à suivre, mais également équilibrer le facteur humain. Si le membre X soutient sa propre idée, mais que vous décidez de suivre la suggestion du membre Y, comment cela affectera-t-il les relations futures? Même si cela ne devrait pas être un problème dans une équipe professionnelle, les gens réagiront toujours différemment à certains scénarios, après tout.
La chose importante à retenir, cependant, est que la collaboration est inutile si elle ne fait pas avancer les choses. Débattre de la meilleure façon de procéder, par exemple, peut devenir un véritable bourbier s’il n’ya personne pour tracer une ligne. Tant que vous expliquez aux gens pourquoi leur idée n'est pas réalisable, et que vous restez ouvert et encourageant, cela ne devrait pas poser de problème, et cela ne devrait pas non plus étouffer l'esprit de collaboration.
6. être divers
Si vous réunissez six personnes dans une pièce qui pensent exactement de la même manière et leur demandez de trouver une solution à un problème, vous obtiendrez une réponse rapide et efficace - mais cela ne signifie pas nécessairement que ce soit la meilleure solution. C'est pourquoi, lors de la sélection d'une équipe, vous devez essayer de puiser dans le plus grand nombre possible de domaines d'expertise et de connaissances.
Plus vous aurez de perspectives, plus les solutions seront innovantes et perspicaces. Créer une chambre d'écho pour les mêmes idées et la même façon de penser est l'antithèse de la créativité. Tirez donc parti de personnes qui ont des mentalités, des antécédents et des expériences différents et donnez-leur une plate-forme où chacun peut appliquer ses pensées de manière égale et efficace.
La collaboration en équipe est d'une importance vitale. Il favorise l'innovation, accroît l'efficacité et favorise la responsabilisation, qui sont tous des éléments clés du succès d'une organisation. Créer l'environnement dans lequel il peut prospérer nécessite toutefois de la planification, de la sensibilisation et un leadership fort.
Espérons que cet article montre les domaines dans lesquels vous devriez concentrer votre attention et votre énergie, permettant ainsi à votre équipe de récolter les bénéfices qui en découlent.
Avez-vous d'autres conseils pour améliorer la collaboration au sein d'une équipe? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!
