Heureusement, vous disposez d'un outil efficace pour vous lancer: une lettre de demande de parrainage. Ce type de lettre est le meilleur moyen de commencer les présentations et de faire un pas de plus vers la réception d’un sponsor et de former un partenariat bénéfique.
Poursuivez votre lecture pour savoir quelles informations vous devriez inclure et comment structurer votre lettre pour obtenir un parrainage réussi.
La structure d'une lettre de parrainage
Comme pour toute lettre officielle, vous devez vous conformer à des règles de mise en page et de mise en forme strictes pour que votre lettre soit professionnelle.
Votre lettre doit contenir les éléments suivants:
- L'adresse de l'expéditeur: Si vous utilisez un en-tête de société, ignorez cette étape et passez à la suivante. Si, par contre, il s’agit d’une lettre personnelle, vous devez commencer par taper votre adresse en haut de la page.
- Date: Ajoutez la date après un espace en dessous de votre
- Adresse à l'intérieur: L'adresse du destinataire doit figurer sous la date.
- Salutation: Comme pour toute lettre officielle, le lecteur devrait être correctement adressé. Par conséquent, vous devriez ouvrir votre lettre avec quelque chose comme "Dear Mrs Smith".
- Paragraphe d'ouverture: C’est là que vous exprimerez votre intérêt pour le parrainage du lecteur et tenterez de vous faire connaître. Vous devrez captiver le lecteur et l'encourager à continuer à lire. La meilleure façon de le faire est de lister les avantages. Par exemple, vous pouvez dire que, grâce à ce parrainage, la société bénéficiera d’une exposition à un marché plus vaste, ce qui générera plus d’affaires dans son organisation.
- Paragraphe du milieu : Dans le corps de votre lettre, vous devez expliquer plus en détail les avantages et expliquer ce que vous pouvez offrir en plus s'ils acceptent de vous parrainer. Par exemple, ils auront leur logo imprimé sur vos billets, un stand installé à l'entrée et un dépliant placé dans chaque sac de cadeaux. C’est ici que vous devez également fournir quelques informations de base, en expliquant pourquoi vous avez besoin de parrainage et ce que vous envisagez d’en retirer. Il est important de répertorier les raisons pour lesquelles vous les avez contactées et non une autre société, et pourquoi vous estimez que le partenariat serait idéal. Vous devez répertorier tous les détails finaux de l'événement (si vous ne l'avez pas déjà fait) et expliquer comment vous travaillez avec les sponsors.
- Paragraphe final : terminez votre lettre en indiquant à votre sponsor éventuel comment vous envisagez de suivre. Par exemple, vous pouvez indiquer que vous prévoyez d’appeler dans la semaine pour connaître son avis.
- Fermeture: Terminez comme vous avez commencé avec un professionnel 'Cordialement' ou 'Cordialement'.
- Votre nom et signature: Une lettre n'est pas complète sans votre nom et votre signature. Gardez-le personnel avec une signature manuscrite.
Conseils pour rédiger une lettre de parrainage
1. Découvrez qui contacter
Il n'y a rien de pire que de recevoir une lettre générique dans le meilleur des cas, sauf lorsqu'un inconnu au hasard vous contacte à l'improviste pour vous demander quelque chose. Ainsi, avant de commencer à écrire votre lettre, déterminez qui vous devez contacter et veillez à effectuer des recherches et à leur adresser la lettre.
2. Soyez aimable
Si vous savez que votre cause intéresse votre sponsor potentiel, veillez à inclure la personnalité dans votre lettre. Par exemple, si vous collectez des fonds pour un organisme de bienfaisance qui vous tient à cœur, n’ayez pas peur d’ajouter cela dans votre lettre en disant quelque chose du genre: "Je sais que vous aimez XYZ et j'admire vos efforts antérieurs dans X, c'est pourquoi j'ai décidé de vous contacter et de voir si vous pouviez donner un coup de main ».
3. Ne soyez pas pressé
Bien qu'être impeccable soit un must, être envahissant est définitivement un non-non. Vous ne voulez pas les remettre à plus tard avant même de leur donner une chance d'envisager de vous parrainer ou de défendre votre cause, après tout! Alors, gardez un ton amical et poli tout au long de votre lettre.
Exemples de lettres
Pour vous aider à perfectionner votre lettre, nous avons créé deux exemples de lettres de parrainage différents pour vous permettre de rester sur la bonne voie. Bien que vous ne devriez pas les copier mot à mot, vous pouvez utiliser ces modèles comme guide lors de la rédaction de votre propre lettre.
Lettre de parrainage d'événement
Lettre de parrainage d'entreprise
Choses dont il faut se rappeler
1. suivi
Votre lettre de parrainage est juste un travail en jambe. Pour vraiment impressionner vos sponsors potentiels, vous devez montrer que vous l'aimez vraiment. Encore une fois, cela ne signifie pas que vous devriez être pressé, mais plutôt que vous fassiez un suivi avec un appel téléphonique amical ou une visite rapide à leurs bureaux pour discuter de partenariats potentiels en personne.
2. Relisez votre lettre
Comme pour toute lettre professionnelle, vous devez relire votre demande de parrainage et corriger les erreurs, mots mal orthographiés ou fautes de frappe. Rien ne ruine un appel au parrainage plus rapidement qu’une lettre mal rédigée, alors assurez-vous qu’elle est correctement vérifiée par plusieurs personnes afin d’éviter les erreurs!
3. Ne joignez pas de dépliants, brochures ou propositions
Vous ne voulez pas bombarder votre sponsor potentiel d'une surcharge d'informations. D'ailleurs, qui lit réellement les tracts, de toute façon ">
Avez-vous déjà écrit une lettre de proposition de parrainage? Quelles méthodes avez-vous utilisées? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.
