Sauf que rien de tout cela ne doit être le cas. En fait, avec une bonne préparation et des conseils judicieux, la prise de notes à la minute est en fait un processus relativement simple. Nous avons produit un guide rapide et pratique détaillant les éléments les plus précis pour le prouver.
Alors, la prochaine fois que votre patron vous confie des tâches de secrétaire, prenez une profonde respiration et ne paniquez pas; Voici comment rédiger des comptes rendus de réunion de manière efficace.
1. N'allez pas en aveugle
Comme pour toutes les choses, la rédaction d'un procès-verbal est beaucoup plus facile si vous vous êtes bien préparé au préalable. Le fait de savoir à l'avance qui assistera à la réunion, quel sera l'ordre du jour et le niveau de détail requis aidera à rendre votre travail beaucoup plus simple.
Dès que le devoir vous est confié, vous devez passer cinq minutes avec votre patron pour obtenir toutes ces informations avant de les documenter. Pour ce faire, le moyen le plus rapide et le plus efficace consiste à utiliser un modèle de compte rendu de réunion, un outil pratique qui vous permet de ne pas perdre de temps à créer un format à partir de zéro. De cette façon, quand il s'agira de prendre des notes, tout sera déjà bien organisé et prêt à fonctionner.
Si votre entreprise est particulièrement férue de technologie, vous pouvez même télécharger le modèle de document dans le nuage, ce qui permet aux participants d'ajouter leur propre nom à la liste et de suggérer leurs propres sujets. Même si votre organisation aime jouer, un modèle est un moyen simple et flexible de travailler.
2. Savoir ce qui doit être documenté
Dans de nombreux cas - en particulier lors de réunions corporatives de haut niveau où des votes ou des motions peuvent être inscrits à l'ordre du jour - les procès-verbaux que vous rédigez représentent un document officiel légalement admissible. Par exemple, si un conseil d’administration prend une décision, il est important que ceux qui ne sont pas présents (mais ayant un intérêt direct dans la société) sachent pourquoi une telle décision a été prise, dans un souci de transparence.
À l'inverse, s'il s'agit d'une simple réunion d'équipe généralement informelle, vous n'aurez peut-être pas besoin d'être aussi rigoureux avec les détails. De toute façon, un projet type comprendra:
- la date et l'heure de la réunion
- une liste complète des participants (ainsi que des participants invités qui n'ont pas pu se présenter, généralement désignée par le terme «regrets»)
- toute modification ou correction au procès-verbal de la réunion précédente (le cas échéant)
- une liste des sujets de l'ordre du jour prédéterminés (le cas échéant) et des mesures à prendre qui doivent être prises sur ces sujets, y compris qui en sera responsable
- les résultats du vote (y compris les résultats) ou les motions adoptées ou rejetées (encore une fois, le cas échéant)
- toute nouvelle affaire ou question soulevée au cours de la réunion qui ne figurait pas à l'ordre du jour convenu
- tous les détails de la prochaine réunion (tels que la date et le lieu).
Comme mentionné dans le précédent post, plusieurs de ces points peuvent être complétés avant le début de la réunion. Essayez donc de faire le plus de démarches possible au préalable.
3. Prendre des procès-verbaux
En fait, prendre les minutes elles-mêmes est généralement ce qui fait peur à la plupart des gens; vous devez travailler rapidement, efficacement et avec le minimum de perturbations pour la réunion elle-même, une compétence administrative qui peut nécessiter un certain temps à maîtriser.
Cependant, il est important de noter que les notes que vous prenez pendant la réunion ne sont que des brouillons. vous aurez l'occasion de les ranger et de leur donner un aspect professionnel plus tard. Par conséquent, si vous devez utiliser une forme abrégée de cryptographie pour tout comprendre - ou si vous vous sentez plus à l'aise pour prendre des notes sur un ordinateur portable ou une tablette - faites-le également (assurez-vous simplement de pouvoir le traduire ensuite!)
Vous trouverez ci-dessous d'autres points importants à retenir.
- N'essayez pas d'écrire la conversation mot pour mot; non seulement c'est pratiquement impossible, mais c'est également inutile (bien que les procès-verbaux soient un document juridique, les réunions elles-mêmes ne sont pas des procédures judiciaires). Au lieu de cela, essayez simplement de résumer les décisions et les points d’action.
- Bien que vous ne souhaitiez pas interrompre toutes les cinq minutes, sachez qu'il est parfaitement correct de demander des éclaircissements sur certains points (à plus forte raison s'il s'agit d'une réunion informelle).
- Si vous éprouvez vraiment des difficultés, apportez un enregistreur vocal ou un téléphone portable pour enregistrer la réunion (non pas tant pour créer une transcription littérale que pour clarifier ultérieurement). Toutefois, si vous envisagez de le faire, vous devez au préalable informer toutes les personnes présentes dans la salle que les procédures sont en cours d'enregistrement.
4. Tout écrire
Comme mentionné ci-dessus, les notes que vous prenez pendant la réunion ne sont que pour vous; vous devrez ensuite les polir pour qu’ils soient prêts à être distribués.
C'est une bonne idée de faire cela tout de suite après la réunion, alors que tout est encore frais dans votre esprit. N'oubliez pas que, si l'idée générale est d'écrire dans un style professionnel et corporatif, le plus important est que votre libellé soit clair et ne laisse aucune place au doute quant à ce qui a été décidé et à la ligne de conduite résultante.
Découvrez ces conseils pratiques.
- Dans la mesure du possible, ne supposez pas simplement que "le conseil a décidé que l'action X devait être prise". Essayez également d'inclure un court paragraphe expliquant brièvement pourquoi le conseil a décidé de prendre cette mesure. Si un long débat a précédé une action ou une motion, essayez d’inclure les principaux arguments avancés par les deux parties.
- Assurez-vous de ne noter que les faits - et non votre opinion ou votre subjectivité. Écrivez clairement et clairement sans faire référence à vos propres observations personnelles.
- Ne faites pas référence aux personnes par leur nom, sauf lorsque vous discutez du résultat de motions ou de secondes.
- Assurez-vous de rester au même temps tout au long (il est courant que les minutes soient présentées au passé, mais il est également acceptable qu'elles soient écrites au présent). N'essayez pas de vous confondre ici; il suffit de garder les choses simples.
- Assurez-vous que tous les documents externes supplémentaires auxquels il est fait référence sont, dans la mesure du possible, joints sous forme d'addenda (et ainsi nommés, tels que «l'accord contractuel (voir l'annexe B)»).
- Bien que cela devrait aller de soi, assurez-vous de relire et de vérifier l'orthographe du produit fini avant de le distribuer à tout le monde dans le département.
5. Assurez-vous que tout le monde reçoit une copie
En tant que secrétaire désigné, vos fonctions ne s'arrêtent pas là. vous devez également vous assurer que les procès-verbaux sont facilement et rapidement accessibles à ceux qui en ont besoin, généralement via le système intranet interne de votre entreprise ou la chaîne de messagerie. Vous ne souhaitez pas non plus que quoi que ce soit soit modifié par la suite, alors assurez-vous de mettre en place des restrictions d'édition ou, mieux encore, de le télécharger au format PDF.
En outre, comme déjà mentionné, les procès-verbaux de la réunion précédente nécessitent parfois des amendements au début de la réunion suivante. Une fois ceux-ci établis, les procès-verbaux doivent ensuite être archivés de manière appropriée pour pouvoir les consulter ultérieurement (généralement sous forme numérique, mais certaines sociétés peuvent également souhaiter conserver des copies papier organisées). Bien qu'il ne soit peut-être pas de votre responsabilité de gérer et de mettre à jour ces fichiers (le responsable administratif s'en chargera probablement), assurez-vous que vous savez comment soumettre les vôtres rapidement et de manière correcte.
Et c'est à peu près tout ce qu'il y a à faire. Comme vous pouvez le constater, la prise de minute est une perspective beaucoup moins intimidante que beaucoup ne le prétendent; cela nécessite simplement une certaine diligence et une planification préalable de votre part.
Vous développerez probablement votre propre système pour réduire les coûts rapidement, mais entre-temps, ce n’est certainement pas une chose dont vous devriez vous inquiéter; Il suffit de suivre ces conseils et le reste viendra facilement.
Avez-vous d'autres conseils pour prendre minute? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!
